Ovo je prvi tekst u seriji primjera iz stvarnih implementacija. Bez teorije, samo ono što zateknemo kad uđemo u firmu.
Oko 12.000 EUR godišnje. Toliko je jedan naš klijent s 25 zaposlenih trošio na nešto što nije ni znao da plaća. Nije to bila licenca ni oprema. Bilo je to vrijeme koje su ljudi trošili na vođenje iste evidencije dvaput: jednom u ERP-u, jednom u Excelu.
Shadow IT u hrvatskoj firmi je obično jedna Excel tablica
Shadow IT je svaki alat koji se u firmi koristi za posao, a nije dio službenog sustava. U velikim korporacijama to su aplikacije koje odjeli sami kupe mimo IT-a. Kod hrvatskih firmi od 10 do 100 ljudi to je gotovo uvijek isto: Excel tablica koju netko vodi „sa strane”.
Tu će se mnogi prepoznati. ERP imate, plaćate ga, u njemu se knjiži. A onda voditelj proizvodnje ima svoj Excel s planom, a nabava svoju tablicu s cijenama dobavljača. Direktor pak ima pregled troškova koji mu „ima više smisla” od izvještaja iz sustava. Digitalizirani ste na papiru. U praksi vodite dva sustava, a povjerenje ide onom drugom.
Podaci su preseljeni u ERP, procesi nisu
Lijenost i otpor prema promjeni rijetko su razlog. Najčešće je ERP uveden tako da su preseljeni podaci, a procesi su ostali gdje su bili. Artikli i partneri su u sustavu, računi izlaze iz sustava. Ali kalkulacija koju je voditelj radio 10 godina u Excelu nikad nije dobila svoje mjesto u ERP-u, pa je ostala gdje je bila. Sustav radi ono što mora, Excel radi ono što ljudima stvarno treba.
Razumijem to. Excelu vjerujete jer ga kontrolirate. Vidite formulu i možete je promijeniti bez ičije dozvole. Problem je što ta sloboda ima cijenu koju nitko ne računa.
12.000 EUR godišnje za dvostruku evidenciju: naš primjer
Kod klijenta o kojem govorim sjeli smo i stavili na papir tko što vodi paralelno i koliko mu to uzima vremena. Duplane su bile evidencije proizvodnih naloga i ulaza sirovine, a uz njih i logističke rute.
broj ljudi × sati tjedno × satnica × broj tjedana
= oko 12.000 EUR godišnje
Klijentu se brojka činila pretjeranom. Ali nije se imalo što osporiti, svaka stavka bila je njihova procjena vlastitog vremena.
I to je samo direktni trošak sati. U izračun nismo uključili vrijeme za usklađivanje kad se ERP i Excel ne slažu. Ni pogreške koje iz toga nastaju, a kamoli odluke donesene na temelju krive verzije.
Sat i pol tjedno po zaposleniku: što kažu istraživanja
Za Shadow IT općenito Gartner procjenjuje da u velikim poduzećima čini 30 do 40 % ukupne IT potrošnje, a Everest Group ide na 50 % i više (izvor: CIO.com). Te se brojke odnose na korporacije i na sav softver kupljen mimo IT odjela, pa ih ne treba prevoditi na firmu od 25 ljudi. Mehanizam je isti, samo je kod nas to najčešće Excel.
Nama najbliže istraživanje radio je ProcessMaker, u EU, na klijentima s prosječno 20 zaposlenih (izvor). Njihov nalaz: tipični uredski radnik troši 10 % radnog vremena na ručni unos podataka u ERP, CRM ili tablice. Tjedno 3 sata radi u Excelu, a sat i pol ručno prepisuje ili kopira podatke u poslovne aplikacije. Ovo je vendor koji prodaje automatizaciju, pa brojke uzmite s rezervom. Podaci su ipak izmjereni na stvarnom radu (2022. i 2023., preko 4 milijuna zapisa).
1,5 sat tjedno × 25 ljudi × 46 radnih tjedana ≈ 1.700 sati godišnje
Uz prosječnu bruto plaću u Hrvatskoj (2.183 EUR, ožujak 2026., DZS) to je više od 20.000 EUR.
Naših 12.000 EUR je, dakle, oprezna brojka.
Zašto zabrana Excela ne radi
Prva reakcija direktora kad vidi brojku je: „Zabranit ću Excel.” To ne radi, i to smo vidjeli više puta. Excel će se vratiti za mjesec dana pod drugim imenom, jer ljudi tablicu vode zato što im sustav ne daje ono što im treba.
Paralelni Excel je dijagnoza, ne bolest.
Govori vam točno koji proces nije preseljen u sustav. Ako netko vodi plan proizvodnje sa strane, ERP nema upotrebljiv plan proizvodnje. Ako netko vodi cjenike dobavljača u tablici, nabava u sustavu ne radi kako bi trebala.
Što mi radimo s tim
Prvo popišemo sve paralelne evidencije. Ne pitamo „vodite li nešto u Excelu”, jer je odgovor uvijek „ne baš”. Pitamo ljude da nam pokažu što ujutro otvore prvo.
Onda za svaku tablicu odgovorimo na jedno pitanje: što ona radi što sustav ne radi. Nekad je to izvještaj koji nedostaje ili polje koje nitko nije dodao. Nekad je to cijeli proces koji je u implementaciji preskočen uz „to ćemo poslije”.
I onda to napravimo u sustavu. Excel ne kopiramo. Sustav mora raditi ono što je Excel radio, samo s jednim izvorom istine. Tek kad sustav radi posao, Excel nestane sam od sebe. Kod ovog klijenta paralelna evidencija stala je kad su ljudi vidjeli da ERP daje iste brojke kao njihova tablica.
Kako provjeriti imate li isti problem
Ne trebate nas za prvi korak. Pitajte troje ljudi u firmi koju datoteku ujutro otvore prvu. Ako je odgovor Excel, a ne ERP, imate paralelni sustav. Onda ih pitajte koliko im tjedno ide na održavanje te tablice i na usklađivanje sa sustavom. Pomnožite. Brojka će vam se činiti pretjeranom, kao i našem klijentu. Ali to su sati vaših ljudi, po njihovoj procjeni.