Najbolji test ERP implementacije nije go-live. Test je prvi godišnji odmor vlasnika.
Autor sadržaja: Uvid ERP tim — certificirani Odoo partner (ISO 9001 / ISO 27001, Bureau Veritas)
Go-live je loš test. Na dan puštanja sustava u rad svi su na oprezu, konzultanti su dostupni, ljudi rade pažljivije nego inače. Ponekad sve izgleda dobro jer svi paze da izgleda dobro.
Pravi test dolazi kasnije i nitko ga ne planira. Vlasnik ili direktor ode na dva tjedna godišnjeg i poslovanje ostane samo sa sustavom koji ste platili.
Ako prođe bez poziva, ERP implementacija je uspjela. Ako ne prođe, znate točno gdje vam je rupa.
Zašto godišnji otkriva ono što testovi ne otkriju
U svakoj tvrtki postoji količina znanja koja nigdje nije zapisana. Tko odobrava odstupanje od cjenika. Koji je kupac problematičan s plaćanjem. Zašto se ta narudžba uvijek radi drugačije. Kolika je stvarna marža na tom poslu.
Dok je vlasnik dostupan, to znanje se distribuira pozivom/porukama. Sustav pritom može izgledati potpuno funkcionalno, jer nitko ne primjećuje da se svaki dan zaobilazi.
Godišnji odmor uklanja ovo iz jednadžbe. Ono što je bilo skriveno postaje vidljivo u roku par dana.
To je razlog zašto ovaj test vrijedi. Ne mjeri je li softver instaliran. Mjeri je li poslovanje stvarno prešlo u njega.
Što točno promatrati
Test nije “je li me netko zvao” već razlog poziva. Par primjera kako to izgleda u praksi:
|
Što se dogodilo |
Što to zapravo znači |
|
Zovu vas za podatak (marža, stanje, status) |
Podatak postoji, ali nije dostupan onome tko odlučuje |
|
Zovu vas za odobrenje |
Pravila odobravanja nisu u sustavu, nego u vašoj glavi |
|
Zovu vas jer „sustav to ne može” |
Proces nije pokriven, ili nije ni ušao u opseg projekta |
|
Ne zovu vas, ali se posao nakuplja za povratak |
Odluke se odgađaju umjesto donose – najgori scenarij, jer izgleda kao uspjeh |
|
Ne zovu vas, ali se procesi odvijaju. |
Sustav radi |
Gdje podaci žive
Sve gore navedeno svodi se na jedno pitanje. Gdje podaci žive.
Ako radni nalozi, evidencija sati, marže po projektu i statusi isporuke žive u pet Excel tablica i u glavama par osoba, onda je vlasnik integracijski sloj. Taj sloj nažalost ne ide na godišnji.
Ako žive na jednom mjestu i ako ih ljudi vide u istom obliku u kojem ih vidite vi (kao uprava), odluka se može donijeti bez vas. Ne zato što su ljudi odjednom postali samostalniji, nego zato što imaju istu podlogu.
To je cijela poanta ERP implementacije. Ne modul više ili manje, nego premještanje poslovanja iz usmene predaje u organizirani sustav.
Test primijenjen na nas same
Uvid d.o.o. vodi vlastito poslovanje u ERP-u koji implementiramo klijentima. Procesi su nam dokumentirani i certificirani po ISO 9001 i ISO 27001, što znači da odluka koju netko donese dok mene (kao vlasnika) nema ima isti okvir kao odluka koju bih donio ja.
Nad tim istim podacima rade i interni alati poput AI agenata te KPI izvještaja po metrikama koje su nama bitne i koji nam ubrzavaju pripremu analitike i dokumentacije. Nije to razlog zašto poslovanje radi bez mene. Razlog je to što podaci postoje na jednom mjestu i što je jasno tko što odlučuje. Alat samo skraćuje put do odgovora.
To govorim jer je lako prodavati metodologiju koju sam ne primjenjuješ. Godišnji je i za nas test, ne samo za klijente.
Što napraviti prije nego odete
Ako želite ovaj test provesti pošteno, priprema traje manje od sat vremena.
Napišite tko odlučuje što. Ne organigram, nego konkretno: tko odobrava popust, tko potvrđuje isporuku, tko zaustavlja posao kod problematičnog kupca. Ako to ne možete napisati u deset redaka, sustav vam neće pomoći jer problem nije tehnički.
Provjerite vidi li ekipa iste brojke kao vi. Otvorite izvještaj koji gledate svaki tjedan i pitajte voditelja može li do njega doći sam. Ako odgovor uključuje riječ „pošalji mi”, to je rupa.
Definirajte što smije čekati. Neke odluke stvarno trebaju vlasnika. Recite koje, da ostalo ne bi čekalo iz opreza.
Ne postavljajte automatski odgovor koji vas vraća u igru. “Za hitno me zovite” poništava test.
Zapišite svaki poziv koji dobijete. To je jedini podatak koji iz ovoga izlazi. Bez zapisa ostaje vam dojam, a dojam je nakon dva tjedna odmora nepouzdan.
Ako test padne
Padne li test, to nije razlog za paniku i najčešće nije razlog za novi softver.
U praksi rupe padaju u tri kategorije:
- Proces koji nikad nije ušao u opseg projekta, jer se na radionici podrazumijevao (opseg).
- Izvještaj koji postoji, ali ga nitko osim vas ne zna otvoriti (pristup).
- Pravilo odluke koje živi samo u vašoj glavi (organizacija).
Prva kategorija je posao za analizu i doradu opsega. Druga je pitanje pristupa i kratke edukacije. Treća nije IT problem nego organizacijski, i rješava se time da pravilo napišete.
Nijedna od tri ne zahtijeva zamjenu sustava. Sve tri zahtijevaju da priznate što ste vidjeli.
Vrijedi i suprotno. Ako test prođe glatko, to je najjasniji dokaz povrata ulaganja koji ćete dobiti — konkretniji od bilo koje kalkulacije napravljene prije projekta.
Zaključak
Digitalizacija poslovanja ne mjeri se brojem implementiranih modula. Mjeri se time koliko poslovanje ovisi o jednoj osobi.
Godišnji odmor je najjeftiniji dijagnostički alat koji imate. Traje oko dva tjedna, ne košta ništa dodatno i daje odgovor koji nijedna prezentacija ne može dati.
Ako ga planirate iskoristiti kao test, zapišite pozive. Ako vas zanima što s njima dalje, javite nam se. Pogledat ćemo zajedno spadaju li u opseg, pristup ili organizaciju.
A ako test padne na više mjesta, možda jednostavno treba ići češće na godišnji. Čisto radi bugfixinga.
Uvid d.o.o. je certificirani Odoo partner iz Hrvatske specijaliziran za ERP implementacije i uvođenje AI agenata u proizvodnji, građevinarstvu, trgovini i uslugama. Više o našoj metodologiji rada